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A recipe for a successful Process Digitalization



Christian Mondini

L’utilizzo di soluzioni ICT a supporto della Digitalizzazione dei processi è un tema presente, oggi più che mai, nelle agende delle principali aziende e Pubbliche Amministrazioni italiane. Cresce, infatti, la consapevolezza che l’introduzione delle nuove tecnologie (dai dispositivi mobili agli oggetti intelligenti, dalla dematerializzazione dei documenti alla robotica, dai database distribuiti alla realtà aumentata) offre un’importante opportunità di semplificazione dei processi, generando al contempo sia un recupero di produttività sia un sensibile miglioramento dell’efficacia, creando un differenziale competitivo di lungo periodo.

I processi di qualsiasi organizzazione si basano sulla disponibilità di grandi quantità di informazioni, presenti in una molteplicità di documenti aziendali. Nell’immaginario comune un “documento” è tipicamente inteso come un foglio di carta, un supporto fisico che viene utilizzato per annotare, memorizzare, trasmettere, condividere e archiviare informazioni. Sempre più spesso, tuttavia, il documento cartaceo rappresenta solo una copia di informazioni che sono già presenti anche all’interno di sistemi informativi raggiungibili e utilizzabili in maniera estremamente più efficiente ed efficace rispetto all’utilizzo della carta.

In uno scenario dove il concetto di “governance delle informazioni” sta sostituendo sempre più quello di “gestione dei documenti”, la digitalizzazione deve essere vista non come fine a se stessa, bensì come l’innesco che attiva un percorso di innovazione ed evoluzione organizzativa. Una trasformazione che le organizzazioni del nostro Paese non possono più procrastinare: le tecnologie digitali sono uno strumento chiave per recuperare produttività e crescere in efficacia, andando a semplificare processi e procedure.

L’approccio alla Digitalizzazione dei processi presuppone che l’organizzazione tenda a trasformarsi in un’autentica “Organizzazione Digitale”, realizzando una Digital Business Transformation che prevede di:

  • orientarsi verso una gestione per processi;
  • dotarsi di un’architettura interna – tanto tecnologica quanto organizzativa – integrata;
  • sviluppare le opportune interfacce per abilitare un dialogo sistematico e strutturato con tutti gli attori dell’ecosistema in cui ogni organizzazione opera.

Questi tre prerequisiti sono tra loro fortemente interrelati e, per questa ragione, richiedono di essere perseguiti e raggiunti in successione: solo così è possibile porsi nella condizione migliore per cogliere i vantaggi derivanti da una piena Digitalizzazione.

Infatti, per anni la digitalizzazione dei processi è stata associata all’eliminazione della carta e del data entry (eseguito dal personale di back office): questo ha portato sì a una riduzione dei costi interni, ma non avendo riprogettato organicamente i processi molti benefici sono rimasti solamente “sulla carta”.

Bisogna ricordare che “digitalizzare”, però, non significa “standardizzare”: è necessario lasciare spazio a possibili variazioni nei processi, che consentano alle persone di lavorare per eccezioni e portare il loro contributo a maggior valore aggiunto per tutta l’azienda

Al contrario, esiste una vera e propria “ricetta” della Digitalizzazione: la Big Picture si compone, infatti, di una serie di “ingredienti” – le singole soluzioni – che devono essere opportunamente combinati, secondo la propria ricetta che va “preparata” avendo ben chiaro il risultato finale che l’organizzazione intende raggiungere.

Gli ingredienti sono costituiti non solo dalle tecnologie che si vogliono introdurre: fondamentale è la presenza del Commitment di tutte le funzioni aziendali – compreso il vertice dell’organizzazione – e soprattutto una corretta gestione del cambiamento (Change Management). Definita quindi la ricetta e i suoi ingredienti, occorre poi rivolgere il focus all’interno dell’organizzazione, per effettuare un Assessment sugli elementi di cui già effettivamente si dispone e una Gap Analysis per individuare lo scostamento dall’obiettivo (ciò che manca).

Bisogna ricordare che “digitalizzare”, però, non significa “standardizzare”: è necessario lasciare spazio a possibili variazioni nei processi, che consentano alle persone di lavorare per eccezioni e portare il loro contributo a maggior valore aggiunto per tutta l’azienda. Le soluzioni per la digitalizzazione dei processi devono infatti consentire alle persone di aumentare le proprie competenze ed esperienze, eliminando tutte quelle attività che una macchina (sia essa un database distribuito, una rete di sensori, un sistema informativo, un’intelligenza artificiale, etc.) può fare meglio e con meno errori.

L’obiettivo ultimo è quello di sfruttare le tecnologie digitali per “aumentare” le competenze e le capacità delle persone, combattendo sul mercato insieme alle macchine e non contro di esse.

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